Manejar el tiempo que tenemos de forma adecuada es algo de gran utilidad para realizar las cosas que queremos. En este post brindaré mi forma de organizar el tiempo y algunos consejos que he ido aprendiendo a lo largo de mi vida.
En este post abordaré tres ideas de diferentes maneras respecto al manejo del tiempo:
- Decisión de qué cosas hacer con nuestro tiempo.
- Organización del tiempo.
- Cumplir con las cosas que nos hemos propuesto.
¿Qué hacer con el tiempo?
Antes de decidir organizar nuestro tiempo debemos saber qué cosas queremos hacer con este tiempo limitado que tenemos. Afortunadamente y lamentablemente, la mayoría de nosotros tenemos una inmensa libertad de tomar decisiones y decidir qué cosas hacer.
Esta libertad puede abrumarnos y hacernos pensar de que no hay manera de que tomemos la decisión correcta entre tantas posibilidades, pero también nos hace realmente dueños de lo que queremos hacer y de las cosas a las que les damos valor.
Lógicamente, cada persona tiene su propia forma de dar valor y decidir qué hacer, pero es importante tener alguna idea de qué es lo que queremos más, para no distraernos en algunas cosas que no son lo que queremos más y son solamente lo que queremos en algún momento.
Una frase que ilustra el enfoque de esto es “Dream big, start small”. Lo que quiere decir que tenemos la libertad de soñar y atrevernos a tener grandes planes para poder tener siempre cosas pequeñas que hacer en nuestro día a día.
También podemos anotar los motivos por los cuales queremos hacer alguna cosa para poder verificar si sigue siendo lo que queremos en el futuro. Es inevitable que las cosas cambien y nosotros también, así que es necesario que seamos flexibles y que podamos adaptarnos a estos cambios y poder reajustar las cosas cuando sea necesario. Para esto puede ser de utilidad revisar nuestras motivaciones y nuestra filosofía de hacer las cosas en algunas ocasiones. Está bien decidir renunciar a algunas cosas y comenzar otras nuevas si es eso lo que realmente queremos.
¿Metas y objetivos?
Entonces, si ya conocemos alguna cosa que queremos hacer es importante definir cómo queremos hacerlo. La vida no consiste únicamente en perseguir metas y buscar siempre ser los mejores en todo lo que hagamos y somos libres de decidir cómo queremos hacer las cosas. Por ejemplo, podemos practicar natación con una mentalidad competitiva entrenando todos los días con la meta de bajar nuestros tiempos, participar en grandes campeonatos y ganar trofeos; pero también podemos practicar natación como medio para divertirnos y mantenernos sanos, sin preocuparnos por mejorar o empeorar, sin ninguna motivación además de realizar la actividad en sí. Somos libres de decidir cómo queremos hacer las cosas. Personalmente, creo que tener una variedad de enfoques en las distintas actividades nos hace recordar siempre que hay formas diferentes de hacer las cosas.
Si decidimos hacer algunas cosas con metas u objetivos es importante ser relativamente concretos o buscar alguna aproximación para tener algo concreto a lo que perseguir con el objetivo de tener un plan y un tiempo en el que completar alguna cosa. Por ejemplo, “Quiero estudiar todos los cursos de la carrera de medicina” suena más a un deseo que a una meta, ya que es algo muy general y sería muy complicado encontrar una manera de poder tener un plan o darle un límite de tiempo; por el contrario, algo como “Quiero sacar la mejor nota posible en el examen del examen nacional de medicina” es algo mucho más concreto, podemos tener un plan para prepararnos, podemos definir la fecha del examen, entre otras cosas.
Si decidimos hacer cosas sin metas ni objetivos, pues no hay mucho que pensar ni que planear. Incluso pensar y planear podría ser un error, es mejor disfrutar de la actividad plenamente.
Tipos de actividades
Una vez que tenemos definido qué queremos hacer y cuál es nuestro enfoque para hacerlo podemos pasar a ejecutarlo en sí. Para esto podemos recordar la frase “Dream big, start small”. Lo que hacemos en nuestro día a día puede parecer insignificante, pero es la constancia lo que hace que con el tiempo se logren cosas extraordinarias.
Las actividades que haremos cada día pueden clasificarse artificialmente en:
- Rutinas: cosas que hacemos con relativa frecuencia (ej. todos los días o de forma inter-diaria), aquí podrían estar actividades como comer, leer, cocinar, hacer deporte, entre otras.
- Planes / eventos: cosas que se realizan en algún periodo de tiempo específico. Esto incluye eventos como cumpleaños, momentos para repensar las cosas, realizar algún trabajo, etc.
- Rutinas “largas” o recordatorios: son rutinas también, pero con intervalos más grandes. Por ejemplo, revisar cambios en guías de práctica clínica una vez al mes.
Rutinas
| Pros | Contras |
| > Más eficiente distribución de esfuerzo en el tiempo. > No requiere pensar mucho (solo planificación inicial). | > Poca flexibilidad. > Puede llegar a ser monótono. > Más propenso a terminar en una zona de confort. |
Para tener rutinas uso alarmas en el celular y a veces creo algún horario semanal en Excel con las actividades que hacer durante la semana (ej. horario de clases en la universidad).
Entre las cosas que realizo como rutinas de forma diaria se encuentran estudiar y preparar el almuerzo.
Planes / eventos
| Pros | Contras |
| > Gran flexibilidad. > Mínima monotonía. | > Tiempo para planificar. |
Para los planes y/o eventos uso Google Calendar.
Últimamente uso esto bastante y mi calendario está lleno de colorcitos, con actividades por hacer todos los días. Estas actividades incluyen cumpleaños de amigos, trabajos, días de limpieza, entretenimiento, entre muchísimas otras.
Rutinas “largas” o recordatorios (reminders)
Los recordatorios o reminders es una opción que descubrí hace no mucho tiempo en Google Calendar que permite tener actividades que pueden repetirse con cierta frecuencia (ej. mismo día cada semana, mismo día cada mes). Esto es de gran utilidad para mí para algunas actividades como realizar videos de YouTube, revisar algunas guías de práctica clínica, ir al dentista, realizar pagos, entre otros.
En mi experiencia personal, en un inicio era un fan absoluto de las rutinas estrictas y de tener todos mis días previamente estructurados con un minucioso horario. Puedo decir que es bastante eficaz para muchas cosas, pero la falta de flexibilidad fue algo que hizo que dejara de tenerlo como la fórmula absoluta de solucionar el tema de la organización del tiempo. Actualmente creo que tener un sistema híbrido es más conveniente para organizar las cosas, aprovecho partes del día, como temprano en la mañana, para hacer cosas monótonas y luego realizo cosas que tenga programadas en mi calendario.
Evitar planificar de más
Un error común es planificar las cosas más de la cuenta. Planificar requiere tiempo que no usamos para hacer cosas y nos da falsamente la sensación de que estamos haciendo cosas.
Podemos tener en mente que nuestros planes son simplemente una guía. Las cosas cambian y nosotros también, así que todos los planes son inciertos, especialmente si son a más largo plazo. Pensar que nuestra vida es nuestro día a día, cada pasito que damos. Podemos entender nuestros planes como una excusa para tener un fantástico camino, así que no es necesario tener un plan “perfecto” para tener un camino excelente, eso lo decidimos nosotros con lo que hacemos cada día.
Plans are useless but planning is indispensable.
Dwight D. Eisenhower
Mejorar eficiencia y no solo aumentar tiempo
A veces hay la tendencia de dedicar más tiempo a las cosas que queremos más con la intención de hacer las cosas mejor. Esto no funciona necesariamente. Por ejemplo, para mejorar en un deporte es necesario también tener periodos de descanso.
Hay que hacer las cosas con cabeza e intentar priorizar la eficiencia sobre el tiempo. Algunas estrategias son el uso de técnicas como pomodoro o realizar actividades que restrinjan el tiempo (ej. tabata timer para ejercicio). Otras estrategias son todas aquellas que permitan controlarnos y ponernos a prueba a nosotros mismos. Por ejemplo, en el caso de los estudios están los bancos de preguntas cronometrados.
Algo adicional es usar estrategias similares no solo para nuestros periodos “productivos”, sino también para nuestros periodos de descanso y entretenimiento. Por ejemplo, las redes sociales no son formas muy eficientes de entretenimiento y suele ser preferible alguna otra forma más intensa de entretenimiento; lo mismo con el descanso, sentarse o echarse a ver videos no es tan eficiente como directamente dormir.
Otras cosas importantes para tener una eficiencia y productividad adecuadas es realizar actividades sanas como dormir bien, hacer ejercicio, comer sano. No descuidar estas cosas.
Haciendo las cosas divertidas
Es común sentir que las cosas se vuelven monótonas con el tiempo, incluso cosas que se supone que nos llevarán a cosas que queremos realmente. Esto de la monotonía no es del todo malo en realidad, puede ser como un refugio incluso ante algunas cosas y se puede aprender a disfrutarla. Sin embargo, hay algunas cosas que se pueden hacer para lidiar con esto. Los calendarios son mejores que los horarios para esto, como se mencionó anteriormente.
Además, hay que considerar que no porque algo es rutinario significa que de por sí es monótono. Por ejemplo, leer libros a una misma hora todos los días es algo rutinario, pero puede no ser monótono en absoluto, ya que se puede viajar a muchos lugares y aprender muchísimas cosas a través de diferentes lecturas y la progresión de distintas historias en estos libros, y lo mismo se puede aplicar a otras cosas también.
Una alternativa para poder lidiar con la monotonía es intentar tomar las cosas como juegos. Podemos experimentar juegos con nosotros mismos e incluso perder el miedo de experimentar juegos con otras personas (ej. hacer ejercicios, bailar). Incorporar elementos “divertidos” o simplemente fuera de lo común como rutina puede funcionar y en base a pruebas y errores podemos descubrir cosas geniales con mucha diversión en el camino.
Incumpliendo nuestros planes
Saber cómo incumplir nuestros planes es quizá tan importante como cumplirlos. Eventualmente habrán cosas que no cumpliremos sin motivo alguno o con algún motivo (ej. para aprovechar alguna oportunidad única). Hay diversos motivos por los cuales podemos incumplir las cosas que nos proponemos y no necesariamente está mal, pero es importante que podamos reconocer y llegar a la raíz de cada problema para poder corregirlo, de ser necesario.
Ser realistas
Un problema frecuente es tener expectativas demasiado altas y tener metas que no son realistas, esto suele ocurrir porque solemos planificar las cosas con un estado emocional más alto de lo normal. Considerar que en el futuro es probable que tendremos días malos, días tristes, días en los que no queremos hacer nada, días de resaca, o lo que sea. Ser realistas y sinceros con nosotros mismos.
Con el tiempo podemos ir mejorando conforme nos vamos conociéndonos más a nosotros mismos. Los cambios que tengamos ocurren progresivamente y no es necesario sentirnos mal, solo hay que tener paciencia y una buena actitud.
Poco es mejor que nada
Hacer algo es mejor que nada, un error frecuente es resignarse cuando las cosas no salen “perfectas” o tal y como las teníamos planeadas. Reconocer que nos está pasando y evitar que ocurra es importante. Por ejemplo, imagina que un día nos propusimos estudiar todo el día, pero pasamos toda la mañana echados viendo videos de YouTube; probablemente, al darnos cuenta, estemos tentados a tirar al tacho todo el día y hacerlo bien el día de mañana, pero es mejor reconocer esto y estudiar el resto del día. Evitar desechar las cosas porque perdieron su “perfección” (y esto no solo aplica al tiempo).
Una estrategia para esto es tener como un salvavidas, un “mínimo salvador”, que es la actividad mínima que decidimos hacer para considerar que nuestro día no fue absolutamente perdido (en términos de productividad). Por ejemplo, podría ser estudiar/revisar 100 flashcards de Anki.
Controlándonos con otras personas
Por motivos psicológicos es más probable que cumplamos algo cuando mencionamos a otras personas que lo haremos, esto se más probable si la otra persona nos controla activamente e incluso más probable si hacemos la actividad con otra persona. Por este motivo, algo que puede ayudar es realizar cosas con otras personas con objetivos similares y encontrar motivación y disciplina mutua. Además, si te llevas bien con otra persona puedes conseguir momentos geniales y mucha diversión en el camino.
No seamos abusivos
Es probable que, sin importar la estrategia que usemos, llegue algún día en el que incumplamos. En estas situaciones debemos saber ser tolerantes con nosotros mismos y tratarnos como si tratáramos a un amigo. Es normal que tengamos días “bajos” en los que nos sintamos sin ganas de hacer nada. No necesitamos maltratarnos para forzarnos a hacer cosas.
Mejorando con paciencia
Tener disciplina para cumplir con las cosas que nos proponemos es algo que se entrena y se mejor a conforme la usamos. Debemos tener paciencia y ser constantes, mejorar poco a poco. “Dream big, start small”.
Cuando lo extraordinario se vuelve lo normal, significa que mejoramos.
Suele pasar que nuestros éxitos del día a día dejan de darnos satisfacción y se transforman en lo “normal”. Es bueno saber contemplar lo mucho que hemos avanzado y sentirnos contentos de nosotros mismos.
Aquí hay un video en mi canal de YouTube en el que hablo de esto mismo: