Manejo de tiempo y organización

El año pasado estuve viviendo solo, fue divertido la verdad y puedo decir que aprendía bastantes cosas. En el presente post mencionaré algunas cosas que aprendí y algunas cosas que me sirven para manejar y organizar mi tiempo, así como cumplir con mis responsabilidades.

Hace un tiempo hice un post: “Mi nueva forma de organizar mi vida” en el que mencionaba algunas cosas que usaba para organizar mi tiempo, entre otras cosas. Desde aquella vez he podido aprender más cosas y son las que comparto en este post.

Realicé también un video en YouTube hablando sobre el tema desarrollado en el presente post.

Importancia

La verdad, desde antes del año pasado no valoraba mucho el orden, especialmente con mi tiempo. Si bien intentaba mantener algunas cosas ordenadas, no lo consideraba como una necesidad. El año pasado estuve viviendo solo en otra ciudad (Lima) y fue ahí donde me di cuenta lo importante que era, y por necesidad tuve que aprender poco a poco algunas cosas sobre cómo mantenerme organizado, cumplir con mis responsabilidades y tener un mejor uso de mi tiempo.

A comienzos del año pasado, cuando llegué a Lima, la situación llegó a ser crítica en algún punto, porque tenía muchas responsabilidades que antes no tenía y era difícil para mí cumplir con todo lo que debía. Iba temprano al internado y salía bastante tarde. Además, durante el día debía aprovechar los pocos espacios de tiempo que tenía para poder avanzar con algunas cosas, como algunos trámites que debíamos de hacer para el internado, también algunas compras de cosas que no tenía en ese momento (como scrubs, canguro, libretas). Sumado a esto, descuidé también actividades que no había tomado en cuenta, barrer el departamento donde vivía, limpiar algunas cosas que usaba, o incluso lavar mi ropa. En un inicio llegó incluso a acabarse la ropa limpia de hospital que tenía, porque no calculé bien y tuve que ir con jean, camisa y zapatos en alguna ocasión producto de que mi ropa no había secado. Y eso no fue lo único, también se me complicó el tema de comprar comida, y solucionar algunos problemas que se me presentaban, como cuando se malogró mi celular.

Debido a todo lo ocurrido se hizo prioridad para mí encontrar una manera de administrar mi tiempo y cumplir con mis actividades. También era importante para mí para poder lidiar con mis labores como interno en el hospital. Porque, así como yo tenía cosas pendientes, los pacientes a mi cargo en el hospital también tenían cosas pendientes de las cuales era yo también responsable. Algunos tenían algunos procedimientos o cirugías programados y debían tener las cosas listas, como laboratorios actualizados, consentimiento de la cirugía firmado, donantes de paquetes globulares, entre otras cosas.

Si no era capaz de lidiar con mis pendientes personales, menos iba a ser capaz de poder cumplir con los pendientes de alguien más.

Creo que darme cuenta de eso fue un punto de inflexión importante para mí, porque fue un momento en el que sentí por primera vez lo que conllevaba tener una vida de adulto, debiendo responder por tus necesidades y responsabilidades propias, así como por las responsabilidades que tienes por alguien más que está a tu cargo y cuidado.

Debido a estas dificultades comencé a probar diferentes métodos para conseguir tener una mejor organización con mi tiempo y con mis actividades. Algunos funcionaron, otros no, pero sin duda pude aprender en el camino. Obviamente aún tengo muchas cosas que aprender, pero quiero compartir algunas cosas que me sirven al momento en mi día a día.

Mi proceso de aprendizaje

Error tras error

La verdad nunca he sido especialmente destacado en términos de capacidades mentales. No tengo particularmente buena memoria, gran inteligencia, ni una destacable capacidad de concentración. En términos de capacidades mentales considero que soy bastante promedio. Sin embargo, en el internado, especialmente al comienzo, debo decir que me sentí inferior al promedio, o al menos inferior a mis compañeros. Simplemente porque realmente chocaba todo el tiempo con mis limitaciones y sentía que no podía hacer las cosas de la misma forma que las hacían mis compañeros.

Debo decir que sería difícil defenderme en aquel entonces. Se me olvidaban cosas importantes que eran mi responsabilidad, me distraía fácilmente, me costaba mantener la concentración y cometía errores con frecuencia. Y el problema no solo era en el hospital, había días en los que me olvidaba el carnet del comedor en casa o dejaba la cocina prendida, entre otras equivocaciones de las que no estoy muy orgulloso y que en su momento me generaron mucho desprecio hacia mí mismo.

Aprendiendo a palos

Siempre he tenido una forma experimental de abordar la vida. Tener alguna hipótesis, probarla y ver si funciona. Ensayo y error. Es así como fui probando algunos métodos para poder solucionar los problemas que tenía. Considero que un paso importante fue aceptar mis limitaciones en lugar de renegar de ellas para luego tomar las medidas correspondientes para solucionarlas o mitigarlas. Es decir, si no puedo retener la información con tanta habilidad como mis compañeros, pues entonces tendré que escribir las cosas en algún papel para que no se me olviden. Si no puedo recordar las cosas que necesito cuando voy de compras, entonces tendré que crear una lista para llevarla conmigo. Si no puedo retener mi atención por tanto tiempo, entonces debe haber alguna manera de automatizar las cosas repetitivas o de hacer las cosas más rápido.

Intenté diferentes formas de lidiar con mis dificultades, algunas de ellas funcionaron y otras no, a continuación mencionaré algunas cosas aprendidas.

Pensar en nosotros como un sistema

Somos personas, pero a veces es útil pensar en nosotros como sistemas. Si bien hay cosas que podemos cambiar en nosotros, a veces chocamos con nuestras limitaciones y suele ser contraproducente y poco realista intentar forzarnos a volvernos cosas que no somos. Por ejemplo, si no tengo mucha capacidad de concentración y no puedo leer algo de forma continua por más de 5 minutos sin distraerme, es adecuado que intente tener cada vez más concentración de forma progresiva, pero no puedo esperar que de un momento a otro sea capaz de estudiar de forma ininterrumpida por 4 horas seguidas. Es algo que no lo voy a conseguir tan fácilmente y va a ser una limitación para mí. Si pienso en que yo soy el culpable y que por esta limitación que tengo nunca llegaré lejos, me pierdo de la oportunidad de lidiar con esta limitación de otras maneras.

Pensar en uno mismo como un sistema significa aceptar nuestras capacidades y limitaciones personales y tratarlas como algo relativamente fijo, que no se puede cambiar, con el fin de poder alterar el sistema del que somos parte para poder tener un mejor resultado. Continuando con le mismo ejemplo de antes, si sé que no soy capaz de mantener mi concentración por mucho tiempo, podría crear un sistema en el que segmente mis actividades de tal manera que tenga 10 minutos de estudio, seguidos de 5 minutos avanzando diapositivas de alguna exposición que tenga pendiente, seguidos de 20 push-ups y repetir este ciclo. O quizá, si reconozco que el motivo de mi distracción es mi celular, podría apagar mi celular por un tiempo determinado (ej. 2 horas) mientras estudio. Es cuestión de conocer nuestras debilidades, defectos y limitaciones para eliminarlos o mitigarlos, y al mismo tiempo potenciar y usar a nuestro favor nuestras fortalezas y capacidades.

A veces es cuestión de probar cosas, no quedarse tranquilo con lo que sabemos o lo que hacemos como rutina, sino probar cosas nuevas que podrían servirnos. Puede que no funcionen algunas cosas para nosotros, pero puede que sí, es cuestión de conocernos, tener ideas y ponerlas a prueba.

Otra ventaja de tratarnos como sistema es que nos evita el tema de ser muy duros con nosotros mismos. En lugar de echarnos la culpa de todo lo malo que hacemos, podemos tener una perspectiva más positiva de nosotros si en lugar de pensar en que somos defectuosos y que funcionamos mal, pensamos en que somos víctimas de un sistema defectuoso que funciona mal y que puede ser optimizado para nuestro beneficio.

Nota: esta idea de pensar en nostros como un sistema fue una idea que la escuché en alguno de los videos de Ali Abdaal.

Mantener el orden

Otro punto sumamente importante es mantener nuestras cosas ordenadas. El desorden lleva a la ineficiencia y, peor aún, lleva a los errores.

“El que tolera el desorden para evitar la guerra, tiene primero el desorden y después la guerra”.

— Maquiavelo

A veces ser un poco más lentos, pero manteniendo el orden, es más rápido que intentar hacer las cosas rápido sin pensar bien en lo que hacemos y cómo lo hacemos. Por ejemplo, si vamos de compras apurados y nos olvidamos de comprar algo importante debido a no haber realizado una lista de las cosas que necesitamos por querer ahorrar tiempo, al final terminaremos gastando más tiempo que si lo hacíamos lento pero de forma ordenada. Podemos usar el orden para planificar las cosas y aumentar nuestra eficiencia, aprovechar las veces que vamos de compras para comprar todo junto y no por partes para no tener que ir tantas veces, y también podemos usar el mismo principio en otras situaciones.

Otro punto importante del orden es que al acostumbrarnos a un orden específico se nos hace más fácil realizar todas las cosas que debemos. Por ejemplo, si seguimos una misma rutina, si dejamos nuestras cosas de la misma forma en el mismo lugar es menos probable que nos olvidemos de algo, que se nos pierda algún objeto, que nos olvidemos las llaves dentro del departamento al salir (me ha pasado), o que nos olvidemos de marcar nuestra asistencia.

El precio de los errores

Reitero que el orden es importante, porque también reduce las probabilidades de cometer errores, especialmente cuando intentamos hacer las cosas más rápido. Lógicamente es importante ser eficientes en lo que hacemos. El día dura 24 horas para todos, pero en ese tiempo algunos pueden hacer más cosas que otros. A veces intentamos hacer las cosas más rápido para poder hacer más cosas durante el día, lo cual está bien, pero puede ser contraproducente cuando hacer las cosas rápido nos lleva a cometer errores.

En base a los grandes errores que he cometido debido a mis ganas de ser veloz, si tuviera que darme un consejo a mí mismo un año atrás, me diría que primero me centre en hacer las cosas bien y ordenadas, aunque esto conlleve hacer las cosas lento, porque es más fácil aumentar la velocidad mediante la práctica después de haber aprendido a hacer las cosas bien y ordenadas, en lugar de hacerlo al revés (primero hacer las cosas rápido y luego intentar hacer las cosas bien).

Herramientas

Hasta ahora mencioné principios generales, ahora mencionaré algunas herramientas que me han ayudado a mejorar mi organización y productividad. Iré desde lo más simple hasta lo más complejo. Pienso que la simplicidad es importante para las herramientas que usemos, ya que queremos que sea algo a lo que podamos recurrir rápidamente.

Papel

Tener papel y algo para escribir es la herramienta más básica, pero creo que es de mucha utilidad cuando tenemos que lidiar con cosas al momento. Por ejemplo, si nos delegan múltiples cosas por hacer suele ser más práctico anotarlas en una lista y luego ir tachando cada una de las cosas para estar seguro que hemos cumplido con todo lo que se nos ha encargado. Tener una libreta o un trozo de papel y un lapicero brinda mucha practicidad para tomar apuntes y nos evita tener que arriesgarlo todo con nuestra memoria que puede ser frágil (como la mía).

“El lápiz más corto es más largo que la memoria más larga”.

Ser metódicos y consistentes con nuestra forma de registrar información en el papel es de mucha utilidad. Por ejemplo, en el internado recuerdo que solía usar alguna hoja de papel doblada que siempre la tenía en el mismo bolsillo de mi scrub, en la cual anotaba cualquier cosa que se me indicaba, las ideas que tenía o alguna cosa que se me ocurría en el momento que no podía realizar inmediatamente. Apenas terminaba de hacer lo que estaba haciendo revisaba esa hojita e intentaba avanzar con todo lo que podía de la forma más eficiente posible (ej. agrupando actividades similares para hacerlas al mismo tiempo, como ir a preguntar información de varios pacientes a la vez a diferentes lugares del hospital y solo hacer un viaje). En la hojita también anotaba cosas que necesitaba comprar, temas que me daba cuenta que no sabía bien y que necesitaba estudiar, entre otras cosas. Al final de la jornada, antes de retirarme del hospital, revisaba nuevamente la lista y me aseguraba que no tenga ningún pendiente para poder retirarme tranquilo sin temor a tener que regresar luego por algo que me haya olvidado.

Todoist

Todoist es una app para el teléfono móvil y que también puede accederse vía web. La verdad yo veo a Todoist similar a anotar cosas en un papel, sé que algunos usan diferente este programa, creando complejos proyectos y ordenando profundamente las tareas mediante etiquetas, prioridades, entre otras cosas. Personalmente, me gusta mantenerlo simple.

Yo lo veo del siguiente modo: usar un papel es conveniente dentro de un mismo día, pero queda corto cuando tienes que lidiar con responsabilidades que se tengan que realizar en algún otro día o en actividades recurrentes (ej. ir a la lavandería los lunes, ir al gimnasio tres días a la semana, revisar nuestros gastos una vez al mes). Es en estas situaciones en las que encuentro a Todoist de mucha utilidad.

Se puede usar de la misma manera que crear una lista de cosas por hacer en un papel, simplemente se agrega una nueva tarea que indique qué queremos hacer y la agregamos, automáticamente se programará para hoy.

Si queremos programar cosas para algún otro día simplemente colocamos alguna frase que indique cuándo queremos que se programe. El programa detecta lo que queremos decir, nos lo indica y lo programa automáticamente.

Podemos hacer lo mismo para poder programar actividades recurrentes, como tareas que queremos que estén programadas para cada viernes, o para el primer día de cada mes, o el mismo día de cada año, entre otras opciones.

Yo uso esto para recordarme cuándo son cumpleaños importantes, cuándo tengo que renovar mis documentos, ir al gimnasio, entre otras cosas. En realidad, ahora que estoy más tranquilo en casa, también lo uso para escribir cosas para el mismo día, en lugar de usar un papel en físico como lo hacía en el internado, esto principalmente porque tengo más calma para hacer las cosas y no tengo la necesidad de anotar rápidamente estas tareas.

Del mismo modo que con el método del papel, también procuro dejar mi Todoist limpio, sin pendientes, al terminar el día.

Para más información sobre cómo usar este programa se puede consultar la guía oficial. Información sobre cómo programas tareas recurrentes se encuentra en esta página web.

Calendario

Esta herramienta es tan simple como la anterior, o probablemente incluso más simple. Creo que no necesito explicar mucho su mecanismo de uso.

Si bien Todoist permite programar cosas a futuro y también permite visualizar nuestras tareas en una vista como calendario, tener un calendario como tal puede servir de una forma algo diferente y complementaria, o al menos es así como lo uso yo.

Debo decir que antes usaba el calendario mucho más, incluso realicé un post anteriormente en el que mencionaba cómo es que lo usaba para planificar mi tiempo. Ahora lo uso menos, pero me es útil para programar reuniones, actividades sociales, exámenes, eventos. El calendario permite visualizar las cosas más rápidamente y también reprogramarlas con gran facilidad en caso la fecha cambie. También, dependiendo del calendario que usemos, puede tener otras ventajas como la posibilidad de incluir a personas en las actividades programadas, colocar ubicaciones, entre otras cosas.

Yo uso Google Calendar porque es el que viene por default en los celulares que he usado (aunque en Samsung hay un calendario de Samsung que en mi opinión funciona un poco mejor y que se sincroniza con el Google Calendar), pero me imagino que otros calendarios tienen características similares.

Otras herramientas menores

Además de las herramientas mencionadas hay otras como usar un reloj con temporizador y alarmas para realizar alguna técnica de Pomodoro u otra estrategia para administrar nuestro tiempo, apps o extensiones de buscadores para evitar distracciones que nos pueden servir. No las menciono porque creo que su utilidad va a depender en mayor medida de cada persona mucho más que las anteriormente mencionadas (las cuales en realidad comparto porque me han servido personalmente y es posible que no les sirvan del mismo modo a otras personas).

Analizar nuestro desempeño

Ahora, independientemente del método que escojamos, es importante poder analizar nuestro desempeño. Si bien a veces queremos hacer las cosas rápido y puede que en algunos momentos tengamos impulsos de querer hacer las cosas sin descanso y centrados solamente en nuestro trabajo, es importante tomarnos el tiempo de observar y analizar nuestro desempeño, valorando si estamos haciendo las cosas bien, replanteándonos nuestras prioridades, preguntándonos algunas cosas. Este tiempo de reflexión es sumamente importante, porque no sirve de nada ir rápido si no estamos yendo hacia donde queremos.

Si bien no podemos estar preguntándonos los motivos de las cosas que hacemos todo el tiempo, es importante tener unos pequeños momentos para analizar las cosas.

Este análisis es en realidad algo personal y requiere cierta capacidad de introspección para poder darnos cuenta de lo que estamos haciendo. Considero que con la práctica uno puede darse cuenta mejor de qué es lo que necesita.

Lo que hago yo es programar en Todoist dos tareas recurrentes, una consiste en reflexionar sobre cómo mejorar la eficiencia y productividad de mis actividades (esto cada 10 días) y la otra es revisar mis proyectos de vida y pensar en qué me falta para completarlos y cómo puedo completarlos (esto cada 2 semanas).

Sobre la reflexión de cómo mejorar la eficacia y productividad de mis actividades uso la siguiente checklist, analizando cada uno de los puntos:

1. Estableciendo metas:
   • Mis metas deben ser claras y alineadas con mis objetivos generales.
   • Mis metas deben ser “SMART”: specific, measurable, achievable, relevant, and time-bound
2. Priorización de tareas:
   • Identificar las tareas más importantes y urgentes.
   • Concentrarse en actividades de alto valor que se alineen con mis metas.
3. Planeamiento y organización:
   • Tener un cronograma diario, semanal o mensual para planificar mis actividades.
   • Dividir tareas grandes en pasos pequeños manejables.
   • Usar herramientas de productividad para mantenerme organizado.
4. Manejo de distracciones:
   • Identificar distractores comunes que afectan mi productividad.
   • Minimizar o eliminar estas distracciones.
   • Crear un espacio de trabajo libre de interrupciones.
5. Delegación o contratación:
   • Delegar tareas que no son mi fuerte o que requieren menos habilidad o experiencia.
   • Aprovechar habilidades de otros para optimizar la productividad.
6. Técnicas de manejo de tiempo:
   • Usar técnicas de manejo de tiempo (ej. Pomodoro) para mantener la concentración.
   • Manejar mi tiempo y evitar procrastinar.
7. Desarrollo de habilidades:
   • Desarrollar habilidades o conocimiento para trabajar más eficientemente.
   • Invertir regularmente en mi desarrollo personal y profesional.
8. Oportunidades de automatización:
   • Identificar tareas que pueden ser automatizadas usando tecnología u alguna otra herramienta o mecanismo.
   • Explorar opciones de automatización para tareas repetitivas.
9. Descansos, auto-cuidado, haciendo las cosas divertidas:
   • Tomar descansos regulares para recargarse y reducir la fatiga mental.
   • Priorizar actividades de auto-cuidado, como suficiente tiempo de sueño, ejercicio, dieta saludable.
   • Pensar en cómo hacer las cosas más divertidas.
10. Reflexión y ajuste:
    • Obtener feedback de otras personas y consejos de cómo ser más eficiente.
    • Reflexionar sobre mis niveles de productividad y eficiencia.
    • Estar abierto a ajustar mis estrategias y técnicas en base a mis reflexiones.

No descuidar lo importante

Como último punto quiero mencionar que, si bien podemos tener en mente centrarnos en mejorar nuestra eficiencia de estudio, trabajo, deporte, o lo que sea, no debemos descuidar otras cosas que son importantes también y que deberíamos incluirlas en nuestra rutina.

Darle tiempo a la reflexión, a la vida social, al ejercicio, comer saludable, tener un buen tiempo de sueño son cosas que también deberíamos tenerlas en cuenta e incluso incorporarlas en nuestras herramientas de organización y productividad para que no nos olvidemos de realizarlas.

“Que lo urgente deje tiempo para lo importante”.

Conclusiones

Manejar nuestro tiempo adecuadamente y organizar nuestras actividades nos sirve para poder ser más eficientes y sacar mayor valor al tiempo que tenemos. Además, nos permite reducir el número de errores que cometemos, los cuales pueden ser costosos. Es de utilidad pensar en nostros como un sistema y no como personas para poder mejorar aspectos que influyen en nuestro desempeño sin necesidad de culparnos o sentirnos mal con nosotros mismos sin que esto lleve a una solución de nuestros problemas.

Existen diferentes herramientas disponibles para poder realizar nuestro trabajo, tales como un papel para escribir cosas, Todoist, calendario, entre otras. El uso de estas herramientas alivia la carga mental que tendríamos de intentar recordar todo con nuestra memoria y reduce la posibilidad de que nos olvidemos de realizar cosas importantes.

Finalmente, es importante reflexionar en las cosas que hacemos y analizar si nuestro desempeño es adecuado. No debemos descuidar cosas importantes como tiempo para reflexionar, nuestra vida social, realizar ejercicio y dormir adecuadamente.

Subí a YouTube un video hablando sobre lo mencionado en este post: